進捗会議やミーティングが無駄だと思っているあなた！正解です。
「進捗会議 無駄」、「ミーティング 無駄」、「会議 長い」等でこの記事にたどり着いた人は、現在行われている会議体に不満をもっているのだと思います。
あなたの職場でも、進捗会議や長時間のミーティングが日常的に行われていませんか？
多くのビジネスパーソンが、こうした会議が無駄な時間だと感じていることでしょう。
長時間の会議や朝会・夕会が辛いと感じる方は、ぜひこの記事をお読みください。会議が本当に必要なのか、そして会議好きは無能なのかについても考えてみましょう。
「なぜみんな何も言わないのだろう？」
「自分がまちがっているのではないか？」
「他の人はどう思っているのだろうか？」
そのような悩みを抱えている人もいることでしょう。
安心してください。あなたの考えはきっと間違ってません！
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なぜ進捗会議は無駄とされるのか？
進捗会議が無駄だと感じる理由は、参加者にとって有益な情報が得られないことが多いからです。
特に、会議の目的が曖昧であったり、具体的なアクションプランが示されない場合、時間だけが過ぎてしまいます。
進捗報告は、個別に行うか、デジタルツールを活用することで、もっと効率的に処理できるはずです。
進捗会議に費やされる時間が、実際の業務にどれだけ貢献しているかを再考することが必要です。
情報共有が非効率
進捗会議では、全員が同じ情報を共有することを目的としていますが、この情報共有の方法が非効率であることが多いです。
メールやプロジェクト管理ツールを使えば、必要な情報を短時間で伝えることができ、会議のために全員が集まる必要はありません。
会議で共有される情報の多くは、事前に共有されていても問題ないものばかりです。
時間をかけて全員に口頭で説明する必要はなく、事前に資料を配布しておけば、会議の時間を短縮できます。
会議の目的が曖昧
進捗会議の目的が曖昧であると、参加者は何を期待されているのか分からず、ただ時間を消費するだけになります。
具体的なゴールが設定されていない会議では、議論が無駄に長引き、結論が出ないまま終わることが多いです。
目的を明確にすることで、会議の方向性が定まり、無駄な議論を避けることができます。
進捗会議においても、何を達成したいのか、どのような結論を出すべきかを明確にしてから臨むべきです。
会議が長時間に及ぶ
進捗会議が長時間に及ぶ場合、参加者の集中力が低下し、会議の質が低下することがよくあります。
特に、議論が脱線したり、無駄な話が続くと、会議の目的が失われ、参加者はただ時間を浪費していると感じます。
長時間の会議は、参加者のエネルギーを消耗させ、生産性を大幅に低下させます。
必要な事項を簡潔に話し、決定事項を素早くまとめることで、会議の時間を短縮することが可能です。
進捗会議やミーティングが無駄だと思う理由は上司の口癖とあなたの本音
システム開発の仕事は基本的には「納期までに、決まった作業時間で、バグのないシステムを作ること」です。
そのためには無駄を省いてあらゆることを効率化し、生産性をあげることが重要です。
あなたの会社にも口を開けば「生産性をあげろ！生産性をあげろ！」とばかり言う無能な上司はいませんか？
スケジュールが遅れていれば「生産性をあげて遅れないようにしろ」、スケジュールが守られていれば「生産性をあげて前倒ししろ」、スケジュールを前倒ししていれば「生産性をあげてもっと別のこともやれ」
そんな理不尽にうんざりしている方もいるでしょう。
では、そう言われた人はどう思うのでしょうか？
「簡単に言うけどすぐには無理でしょ」
「生産性をあげるって具体的にどうやって？」
「他に言うことないの？」
こんなところだと思います。
無能な上司たちが言う「生産性をあげろ」は「スキルアップしろ」の意味で使われることが多いですが、スキルアップなんて一朝一夕では無理ですし、業務をしていく中で少しずつ身についていくものです。
じゃあプライベートで勉強しろよという意見もありますが、そもそも手当も出ないのに家でなんて勉強したくない、というのが大半のエンジニアの本音です。
「生産性をあげろ」と暗に家での勉強を強制してくる上司がいますが、間違いなくブラック上司です。
というか独学の勉強なんてたかがしれているので、実際に業務で役立つことなんてあまりないです。
仕事は仕事をして覚えるのが最も効率が良いし、効果があると思います。
無駄な進捗会議やミーティングによって生産性は落ちる
「生産性をあげろ」には、「家で勉強しろ」以外にも「無駄な作業は削る工夫をしろ」という意味で使われることもあります。
言っていることは間違ってません。
無駄な作業は削り、確保した時間で生産性をあげるがあるべき姿です。
でも、そんなこと言う彼ら自身が無駄が大好きだし、無駄を強要してくるので困ったものです。
「生産性をあげろ」「効率化しろ」という無能なセリフと矛盾してやりたがること、やらせたがることがありますよね。
そう、それが
会議やミーティング
です。
数ある会議の中でも「進捗会議」は無駄な会議No1ではないでしょうか。
無駄で長い無意味な進捗会議・ミーティング、朝会・夕会が多い
典型的な無駄な進捗会議は、現在の進捗と完了見込み、課題の共有、遅れている場合の対策をひとりずつ発表していく会議体です。
自分のターンではない人は黙って人の進捗を聞いているだけ。
それって必要でしょうか？全員の進捗を把握するべきなのはリーダーくらいなものでしょう。
人の進捗なんてそこまで興味ありますか？自分のことでいっぱいいっぱいな人が多いのではないでしょうか。
しかも遅れていることをみんなの前で言わされるなんて、遅れている人にとっては、公開処刑のような場です。
問題ない人は「オンスケです、問題なしです」のひとことで終わりで、遅れている人は「なぜ？」「どうする？」と色々詰められる場です。
わざわざそれをみんなの前でやる必要ありますか？
そもそも「遅れている場合の対策」なんて自力解決としては、残業して挽回するか休日出勤して挽回するくらいしかありません。
そんな決まりきったやりとりが本当に必要でしょうか？
全員の進捗を知りたいのはリーダーだけなので、リーダーが個別に各個人に聞いて回ったほうが無駄がなくて良いです。
会議の場でやる必要性がありますか？
それをやらないでみんな集めちゃうなんて、ただのリーダーの怠慢だろと思います。
情報共有は確かに大事です。
ほかの人が解決してくれることもあるし、同じ課題を抱えることの回避にもつながります。
でも「情報共有」は会議なんてしなくてもできるわけです。
こんなにコミュニケーションツールが普及している中、ITエンジニアなのにそれらを活用せずに対面で会議するなんて
無駄でしかありません。
進捗会議自体が悪ではないですし、内容によっては意味があることあります。
でも無駄な進捗会議の開催されている数の方がもっと多いですね。
単なる進捗の発表だけの会議はやめた方がいいです。
多くのプロジェクトでは、スケジュールを管理している進捗表などに日々各メンバーが進捗状況を入力しているでしょうから、それを見ればわかることをなぜ会議で発表する必要があるのでしょうか。
無駄で無意味な進捗会議・長い会議やミーティング、朝会・夕会を行う理由
無駄な進捗会議を行う理由は何でしょうか？
いくつか理由を考えてみましょう。
習慣化・慣習
長年にわたって行われてきたため、当初の目的が薄れ、ただ形式的に続けられている場合があります。
特に大きな変化がない組織では、過去の慣習を踏襲することで、安心感を得ることが目的になっていることもあります。
コミュニケーションの確保
組織内でのコミュニケーションが不足している場合、定期的な会議が情報共有の場として機能していることがあります。
各メンバーの状況確認や顔合わせが主な目的になっている場合もありますが、会議を開かないとコミュニケーションが取れない時点で考えが浅いです。
形だけの報告や評価
上司や管理職が部下の進捗を把握するために会議を開く場合、報告のためだけに行われることがあります。
内容よりも「会議を開いた」という事実が重視され、形骸化していることもあります。
問題意識の欠如
会議の目的や有効性を検討することなく、ただ行うことが常態化している場合があります。
これにより、問題解決や意思決定が行われないまま、無意味な会議が続いてしまうことがあります。
全員参加の文化
「全員が情報を共有するべきだ」という考え方が強い場合、実際には関係の薄いメンバーまで参加させられることがあります。
まとめ
リーダーが「自分ちゃんとリーダーやってるぜ」と酔うためであったり、上へのアピールのためだけに行われていることも多いでしょう。
会社が強制している場合もあります。
「コミュニケーションや情報共有を密に」をキーワードに朝会や夕会を強制してやらせている場合も多いです。
進捗会議の種類にもいろいろあって、「自社のプロジェクトメンバーでやる進捗会議」、「自社のマネージャー向けにやる進捗会議」、「発注元とやる進捗会議」等、色々あります。
それらを日々おこなっていて、結果的に進捗会議ばっかりやっているリーダーもいます。あなたのその時間が進捗を滞らせているんですよ。
そんなに進捗会議ばかりしてどうするつもりなのでしょうか。
無駄で無意味な進捗会議・長い会議やミーティング、朝会・夕会にかかるコスト
有意義な会議になると勘違いして、たかが進捗会議のためにアジェンダを用意するリーダーもいますが、その時間、もっと他に使ってください。
「情報共有」というビッグワードで開催され、実際に共有される情報はほかの人の進捗。
これ、いる？
進捗会議というのは、リーダーにだけ効率の良い時間です。
朝会を30分、夕会を30分、毎日やった場合は1日1時間、1か月20時間にも及びます。
プロジェクトメンバーが8人いたとすると160時間を会議に使っているということで、160時間というと、1人分の1か月の稼働時間です。
もう1人メンバー増やせるコストを使っていることになるのでどれほどの時間を無駄な会議に費やしているかわかりますよね。
スケジュールは会議が考慮されていないことが多いので朝会30分、夕会30分やるだけで一日の12.5%を消費していることになるとそれだけで遅れの理由になり、残業増加の理由にもなります。
会議が悪なわけではありません。
ちゃんと目的とゴールを明確にして、決まった時間で行うことは前提として、参加メンバー全員が参加する意義や意味があるなら問題ありません。
しかし、無駄な会議をするくらいなら雑談でもしていた方がコミュニケーションのためにはよほど有意義です。
でも残念ながら、みんな進捗会議をやりたがります。そしてそれを疑問に思う人も少数です。
ある種の洗脳ですね。
進捗会議は必要、意義がある、無駄ではない、そんな刷り込みがされているのでほとんどの人が気づくことが出来ません。
テレビをつければ無駄なやりとりが多い国会が放送されていますし、国として無駄が好きということなのでしょう。
「生産性向上」「効率化」を謡いながらも、最も効率が悪くて生産性が落ちるであろう進捗会議をしている様子が多く見受けられるのは、国や会社の洗脳のせいだと思います。
無駄で無意味な進捗会議や朝会・夕会をやめて有意義な進捗会議をするには？
では、どのようにすれば意義のある進捗会議、効率の良い進捗会議ができるのでしょうか？
わかりません。
わからないので、私の考えとしては「やらないのが一番良い」と思っています。
そもそも普段からコミュニケーションをとる文化にしておけば、定例会を開催する必要がないですよね。
会議があることで、「これは会議の場で言おう」と思う人も増えます。その時点でタイムリーではありません。
逆に会議を設けないことで何かあったらすぐ発信という考えになりやすく、リアルタイムな情報共有が可能です。
進捗会議なんてしなくても、メンバーの状況を把握し、必要な情報共有をすることも可能です。
私の以前勤めていた会社は、朝会と夕会の毎日実施を会社の目標にしてしまうという愚策を恥ずかしげもなくしていましたが、私は自分のプロジェクトではやっていませんでした。
会社の方針とは言えど正しくないと思っていることは従えないので、適当に理由をつけてやっていませんでした。
結果的に困ったことなんて一度もないし、やっぱり進捗会議をしておけばよかったなとも思いませんでした。
自分のやることに意味や意義を説明できないことはしない方が良いです。
これが私の結論です。
会議好きが無能なのではなく、会議を開く上司が無能というべきかもしれません。
※無能な上司にイライラしている人はこちらもご覧ください！
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