進捗会議が無駄だと思っている人、正解です。
「進捗会議 無駄」、「ミーティング 無駄」、「会議 長い」等でこの記事にたどり着いた人は、現在行われている会議体に不満をもっているのだと思います。
「なぜみんな何も言わないのだろう？」
「自分がまちがっているのではないか？」
「他の人はどう思っているのだろうか？」
そのような悩みを抱えている人もいることでしょう。
安心してください。あなたの考えはきっと間違ってません！
上司の口癖とあなたの本音
システム開発の仕事は
「納期までに、決まった作業時間で、バグのないシステムを作ること」
ですよね。
そのためには無駄は省き、あらゆることを効率化し、生産性をあげることが重要です。
あなたの会社にも、口を開けば「生産性をあげろ！生産性をあげろ！」とばかり言う無能な上司も多いのではないでしょうか？
スケジュールが遅れていれば生産性をあげて遅れないようにしろ、スケジュールが守られていれば生産性をあげて前倒ししろ、スケジュールを前倒ししていれば生産性をあげてもっと別のこともやれ。そんな理不尽にうんざりしている方もいるでしょう。
では、そう言われた人の本音はどうでしょうか？
「簡単に言うけどすぐには無理でしょ」
「生産性をあげるって具体的にどうやって？」
「他に言うことないの？」
こんなところだと思います。
無能な上司たちが言う「生産性をあげろ」は「スキルアップしろ」の意味で使われることが多いです。
でも、スキルアップなんて一朝一夕では無理ですし、業務をしていく中で少しずつ身についていくものです。
じゃあプライベートで勉強しろよと言われてしまいますが、そもそも家でなんて勉強したくない、手当も出ないのに、というのが大半のエンジニアの本音です。
世の中には業務時間内に学習時間を確保してくれる会社もある中で、「生産性をあげろ」と暗に家での勉強を強制してくる上司がいます。間違いなくブラック上司です。
というか独学の勉強なんてたかがしれているので、実際に業務で役立つことなんてあまりないです。
仕事は仕事をして覚えるのが最も効率が良いし、効果があると思います。
矛盾している上司、言っていることとやっていることが違う上司
「生産性をあげろ」には、「家で勉強しろ」以外にも「無駄な作業は削る工夫をしろ」の意味で使われることもあります。
言っていることは間違ってません。
無駄な作業は削り、確保した時間で別のことをするのがあるべき姿です。
でも、そんなこと言う彼らが無駄が大好きなので困ったものです。
「生産性をあげろ」という言葉と矛盾してやりたがること、やらせたがることがありますよね。
そう、それが
「会議」
です。
数ある会議の中でも「進捗会議」は無駄な会議No1ではないでしょうか
無駄で長い無意味な進捗会議が多い
典型的な無駄な進捗会議は、現在の進捗と完了見込み、課題の共有、遅れている場合の対策をひとりずつ発表していく会議体です。
自分が発表する番ではない人はただ黙って人の進捗を聞いているだけ。
しかし、全員の進捗を把握していたいのはリーダーくらいなものでしょう。
人の進捗なんてそこまで興味ありますか？自分のことでいっぱいいっぱいな人が多いのではないでしょうか。
しかも遅れていることをみんなの前で言わされることなんて、遅れている人にとっては、公開処刑のような場です。
問題ない人は「オンスケです、問題なしです」のひとことで終わりで、遅れている人は「なぜ？」「どうする？」と色々詰められる場です。
わざわざそれをみんなの前でやる必要ありますか？
そもそも「遅れている場合の対策」なんて何があると思いますか？
自力解決としては、残業して挽回するか休日出勤して挽回するくらいしかありません。
そんな決まりきったやりとりが本当に必要でしょうか？
全員の進捗を知りたいのはリーダーだけなので、リーダーが個別に各個人に聞いて回ったほうが無駄がなくて良いです。
会議の場でやる必要性がありますか？
それをやらないでみんな集めちゃうなんて、ただのリーダーの怠慢だろうと思います。
情報共有は確かに大事です。
ほかの人が解決してくれることもあるし、同じ課題を抱えることの回避にもつながります。
でも「情報共有」は会議なんてしなくてもできるわけです。
こんなにコミュニケーションツールが普及している中、ITエンジニアなのにそれらを活用せずに対面で会議するなんて
無駄でしかありません。
進捗会議自体が悪ではないですし、内容によっては意味があることも多いとは思います。
でも無駄な進捗会議はもっと多いですね。
単なる進捗の発表だけの会議はやめた方がいいですね。
多くのプロジェクトでは、スケジュールを管理しているものにメンバーは日々進捗状況を入力しているでしょう。それを見ればわかることをなぜ会議で発表する必要があるのでしょうか。
無駄で無意味な進捗会議を行う理由
無駄な進捗会議を行う理由は何でしょうか？
「リーダーの怠慢」
「上や会社に言われているから」
「やっている感を出したいから」
このあたりかなと思います。
リーダーが「自分ちゃんとリーダーやってるぜ」と酔うためであったり、上へのアピールのためだけに行われていることも多いでしょう。
会社が強制している場合もあります。
「コミュニケーションや情報共有を密に」をキーワードに朝会や夕会を強制してやらせている場合も多いです。
進捗会議の種類にもいろいろあって、「自社のプロジェクトメンバーでやる進捗会議」、「自社のマネージャー向けにやる進捗会議」、「発注元とやる進捗会議」等、色々あります。
それらを日々おこなっていて、結果的に進捗会議ばっかりやっているリーダーもいます。あなたのその時間が進捗を滞らせているんですよ。
そんなに進捗会議ばかりしてどうするつもりなのでしょうか。
進捗会議は本当に無駄
有効な会議になると勘違いして、たかが進捗会議のためにアジェンダを用意するリーダーもいますが、その時間、もっと他に使ってください。
「情報共有を密に」というマジックワードで開催され、実際に共有される情報はほかの人の進捗。
進捗会議というのは、リーダーにだけ効率の良い時間です。
朝会30分、夕会30分やった場合は1日1時間、1か月20時間にも及びます。プロジェクトメンバーが5人いたとすると100時間を会議に使っている計算になります。
100時間というと半月以上なので、どれほどの時間を無駄な会議に費やしているかわかりますよね。
そもそも開発のスケジュールは会議が考慮されていないことが多いので朝会30分、夕会30分やるだけで一日の12.5%を消費していることになるとそれだけで遅れの理由になり、残業増加の理由にもなります。
会議が悪なわけではありません。
ちゃんと目的とゴールを明確にして、決まった時間で行うことは前提として、参加メンバー全員が参加する意義や意味があった会議をするなら問題ありません。
無駄な会議をするくらいなら、雑談会という名目で雑談でもしていた方がコミュニケーションのためにはよほど有意義です。
でも残念ながら、みんな進捗会議をやりたがります。そしてそれを疑問に思う人も少数です。
ある種の洗脳ですね。
進捗会議は必要、意義がある、無駄ではない、そんな刷り込みがされているのでほとんどの人が気づくことが出来ません。
テレビをつければ大半が無駄である会議の国会が放送されていますし、国として無駄が好きということなのでしょう。
「生産性向上」「効率化」を謡いながらも、最も効率が悪くて生産性が落ちるであろう進捗会議をしている様子が多く見受けられるのは、国や会社の洗脳のせいだと思います。
無駄な進捗会議をやめて有意義な進捗会議をするには？
では、どのようにすれば意義のある進捗会議、効率の良い進捗会議ができるのでしょうか？
わかりません。
わからないので、私の考えとしては「やらないのが一番良い」と思っています。
そもそも普段からコミュニケーションをとる文化にしておけば、定例会を開催する必要がないですよね。
だって普段から情報共有しているんですもの。
会議があることで、「これは会議の場で言おう」と思う人も増えます。その時点でタイムリーではありません。
会議を設けないことで、何かあったらすぐ発信という考えになりやすく、リアルタイムな情報共有が可能です。
進捗会議なんてしなくても、メンバーの状況を把握し、必要な情報共有をすることも可能です。
私の以前勤めていた会社は、朝会と夕会の毎日実施を会社の目標にしてしまうという愚策を恥ずかしげもなくしていましたが、私は自分のプロジェクトではやっていませんでした。会社の方針とは言えど正しくないと思っていることは従えないので、適当に理由をつけてやっていませんでした。
結果的に困ったことなんて一度もないし、やっぱり進捗会議をしておけばよかったなとも思いませんでした。
※無能な上司にイライラしている人はこちらもご覧ください！
以上、最後までご覧いただきありがとうございました。